Dirección de reuniones (II): El repaso diario

Domingo, 27 abril, 2008

Descripción

El repaso diario requiere que todos los miembros del equipo se reúnan al inicio de cada jornada e informen de las actividades que van a realizar ese día.

En algunas ocasiones, se puede comentar brevemente los avances y logros del día anterior, para continuar con la previsión para la nueva jornada.

El repaso diario es un tipo de reunión que no siempre resulta práctica para todas las organizaciones, por lo que no siempre conviene forzarla cuando, simplemente, no es factible.

Reunión \

Tiempo

  • La recomendación es tratar de ceñir el repaso diario a cinco minutos.
  • Como norma, las exposiciones deben tratar de no superar un minuto por persona.

Finalidad y formato

El propósito del repaso diario es compartir planes y actividades a diario:

  • ayuda a los miembros del equipo a evitar la confusión sobre la prioridad de las tareas
  • se trata de un foro rápido y ejecutivo para asegurar que nada falla en el día a día y que nadie pisa el terreno de otro
  • elimina el intercambio de correos electrónicos largos e innecesarios para coordinar el equipo

Claves del éxito

  • No sentarse ayuda a que la reunión no se extienda en el tiempo, aunque, personalmente, me gusta tener el repaso diario sentado para poder tomar notas rápidas de cada una de las exposiciones.
  • Disciplina por parte de todos los parcipantes:
    • Ceñirse al tiempo de exposción
    • Realizar una reflexión previa e individual de las tareas que cada uno piensa abordar ese día. Durante la reunión no hay tiempo para preparar la intervención, además de ser una falta de respeto al resto de compañeros que sí han preparado sus objetivos del día.
  • No cancelarla. Aunque falte alguna persona, la reunión debe mantenerse.
  • Para que este tipo de reunión tenga éxito y aporte un beneficio real al equipo y a la organización, debe existir el compromiso de celebrarla durante un período determinado de tiempo (mínimo 3-4 semanas) antes de decidir si realmente no es necesaria.

Referencias:

  1. de Heras, R. “Dirección de reuniones (I): Tipología.” Blog. El Blog de Rubén de Heras, April 6, 2008. https://rdeheras.wordpress.com/2008/04/06/direccion-de-reuniones-i-tipologia/.
  2. Lencioni, P. Reuniones que matan. Barcelona: Empresa Activa, 2004.

Dirección de reuniones (I): Tipología

Domingo, 6 abril, 2008

Las reuniones no son sólo una actividad habitual en las organizaciones; son además una herramienta que, bien utilizada, pueden permitir a quien desempeña el rol de jefe conseguir que… “las cosas sucedan” 😉

Me gustaría profundizar poco a poco (o post a post) en la dirección de reuniones. Para ello, quiero comenzar enumerando y distinguieno los tipos de reuniones que, según mi opinión y experiencia, se pueden convocar:

  1. INFORMATIVA: Del jefe a sus colaboradores; el jefe debe preparar aquellos temas que quiera comunicar en esta reunión.
  2. DE TRABAJO: Requiere que todos los participantes preparen la reunión; se espera que cada uno de ellos hable y aporte ideas o soluciones.
  3. PERIÓDICA DE SEGUIMIENTO: Se trata de una reunión de seguimiento de logros y objetivos en la que son los colaboradores quienes deben realizar una preparación previa. El jefe escucha “proactivamente” sus intervenciones.
  4. REPASO DIARIO: Es una reunión periódica especial cuyo objetivo es compartir planes y actividades al inicio de cada jornada de manera rápida y ejecutiva. Las intervenciones son de 1 minuto como máximo por asistente.
  5. TÁCTICA SEMANAL: Su objetivo es la resolución de cuestiones tácticas de interés inmediato.
  6. ESTRATEGIA MENSUAL: Se analizan, debaten y deciden cuestiones trascendentales que incidirán en el negocio.

Referencias:

  1. Lencioni, Patrick. Reuniones Que Matan. Editorial Empresa Activa, 2004.
  2. Otto Walter, PDD Ciclo 1 Executive de Liderazgo y Dirección de Personas.