Un formato sistemático para delegar

Domingo, 9 septiembre, 2007

Delegar tareas o acciones no es algo sencillo ni directo:

  • “Esto hay que tramitarlo a través del Servicio de Atención al Cliente”
  • “Mi jefe tiene que echarle un ojo a este tema”
  • “Necesito la opinión de este compañero para esta cuestión”

En este post no quiero entrar en cómo delegar ni en los aspectos más soft de la delegación, sino centrarme en los canales más adecuados para delegar.

David Allen [1] propone el siguiente formato sistemático:

  1. Enviar a la persona que corresponda un e-mail
  2. Escribir una nota o un post-it y “dejárselo” a la persona responsable
  3. Dejar un mensaje en el contestador
  4. Apuntarlo como tareas en la agenda para el próximo encuentro o conversación con la persona
  5. Levantarse y hablar directamente y cara a cara con la persona en cuestión (o llamar por teléfono)

Aunque cualquiera de estos métodos puede funcionar, personalmente, prefiero y recomiendo el correo electrónico (siempre y cuando sea una herramienta implantada y de uso habitual en la organización):

  • normalmente, es el canal más rápido
  • deja un registro electrónico de la tarea y de la delegación
  • el receptor es libre de decidir cómo actuar para acometer la tarea

En algunos casos puede ser necesario y conveniente una transmisión verbal y/o cara a cara, pero, en general, la opción menos recomendable es interrumpir lo que uno mismo y la otra persona estén haciendo en ese momento para hablar del asunto a delegar. En realidad, se trata de un método muy inmediato, pero entorpece el flujo de trabajo en que estemos y tiene la desventaja de que no queda constancia escrita del traspaso.

Para gestionar mis acciones a través del correo electrónico he optado por un sistema que combina el uso de carpetas, etiquetas y búsquedas predefinidas:

GTD en el correo electrónico

  • La carpeta de Entrada debe procesarse de manera habitual siguiendo la regla de los 2 minutos (si la acción que supone el correo lleva dos minutos o menos, llevarla a cabo y archivar o borrar el e-mail)
  • Aquellos correos cuya tiempo de atención requieran más de 2 minutos, se etiquetan con uno de los siguientes tags:
    • TO_DO: estos correos suponen un trabajo personal superior a los dos minutos.
    • WAITING_FOR: se ha delegado a otra persona y está pendiente de su respuesta.
    • SOMEDAY: se trata de algo que se hará… “algún día” 😉
  • El siguiente paso es borrarr el correo de la Entrada o archivarlo en la carpeta adecuada para una posterior consulta siguiendo criterios de organización, proyecto, etc.
  • Si el sistema de correo lo permite, se pueden generar búsquedas automáticas para cada de las etiquetas de modo que podamos revisar rápida y eficazmente qué correos requieren de nuestro tiempo, y cúales está en manos de otras personas (a las que tal vez haya que contactar nuevamente para solicitar esa respuesta prometida…)

Referencias:

  1. Allen, David. 2002. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin (Non-Classics).

  2. 43 Folders Series: Inbox Zero

  3. Google Tech Talk: Inbox Zero

  4. Inbox Zero: Action-Based Email (Presentación PowerPoint)


Getting Things Done

Domingo, 7 enero, 2007

Mi primer libro del año procede de una compra de cinco libros que hice en Amazon a finales del mes de noviembre de 2006.

Getting Things Done
Se trata de un best-seller en EE.UU. sobre productividad y gestión eficaz del tiempo: Getting Things Done, de David Allen.

La propuesta del autor es un sistema de gestión de acciones basado en listas para “vaciar” la mente de todas las tareas que hay que realizar y saber cuáles son tus siguientes acciones.

GTD busca la gestión eficaz del tiempo evitando el estrés que supone tener que recordar todo lo que tenemos que hacer. Hay que disponer un Inbox para recepcionar las tareas y procesarlas en listas siguiendo el flujo que David Allen propone en us libro:

  1. Collect
  2. Process
  3. Organize (listas)
    • Next Actions
    • Projects
    • Waiting For
    • Someday/Maybe
  4. Review
  5. Do

El libro tiene capítulos y párrafos muy interesantes, así que, poco a poco, espero ir apuntando en el blog aquellas frases o reflexiones dignas de mención.