Las leyes de Parkinson en la gestión de proyectos

Viernes, 13 junio, 2008

Las leyes fundamentales de Parkinson [1] son:

1ª. “El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
2ª. “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.
3ª. “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.

Las leyes primera y tercera hay que tenerlas muy en cuenta en la gestión de proyectos; sobre todo cuando se asignan tareas con fechas de inicio y fin.

La ejecución de una tarea se estima en cuatro días. Pongamos el caso que podría hacerse en la mitad y que está sobre-estimada. Pues bien, si se cumple la primera ley de Parkinson, la ejecución de dicha tarea se extenderá hasta los cuatro días.

La realidad es que esta ley se cumple más a menudo de lo que un jefe de proyecto podría desear. Conozco a profesionales muy buenos y muy brillantes que me han confesado ser capaces de terminar sus tareas en mucho menos tiempo del que se les asigna para así disponer del resto para “sus temas personales”. Es decir, fingen “tener mucho trabajo” hasta el día de entrega de la tarea, cuando la realidad es que se terminó mucho antes.

¡Qué pérdida de productividad!, ¿verdad?

¿Cómo podemos luchar contra esta ley? Algunas soluciones, basadas en mi experiencia, son:

  1. No dar una fecha fin de la tarea a la persona encargada de su ejecución y pedirle que la termine “cuanto antes” a un ritmo de trabajo de 8 horas diarias. Realmente, esto requiere tener mucha confianza en quien ejecuta la tarea y supone recopilar feedback de su avance para saber cuanto antes si la fecha fin va a deslizarse en el tiempo y, si es así, averiguar por qué (¿ejecución incorrecta de la tarea? ¿estaba mal estimada?)
  2. Dar la fecha fin estimada e incentivar una finalización temprana y con calidad de la tarea. Sin duda me parece la mejor forma de luchar contra la primera ley de Parkinson. Permite a quien ejecuta la tarea que gestione su tiempo dentro de las fechas de inicio y fin marcadas y facilita la gestión del proyecto.

Si la tarea se finaliza antes de tiempo, es motivo de congratulación para las dos partes:

  • el jefe de proyecto da saltos de alegría cuando ve cómo se termina una tarea antes de tiempo
  • el colaborador se ha superado a sí mismo y, cada tarea que termina en fechas, le acerca más a la excelencia y le da los mejores argumentos para su próxima promoción (laboral y ecónomica)

La tercera ley es la ley de la dilación o el arte de perder el tiempo. En fin, quien esté libre de ella, que tire la primera piedra 🙂

Referencias:

  1. “Ley de Parkinson – Wikipedia, la enciclopedia libre,” http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_de_Parkinson.