Dirección de reuniones (II): El repaso diario

Descripción

El repaso diario requiere que todos los miembros del equipo se reúnan al inicio de cada jornada e informen de las actividades que van a realizar ese día.

En algunas ocasiones, se puede comentar brevemente los avances y logros del día anterior, para continuar con la previsión para la nueva jornada.

El repaso diario es un tipo de reunión que no siempre resulta práctica para todas las organizaciones, por lo que no siempre conviene forzarla cuando, simplemente, no es factible.

Reunión \

Tiempo

  • La recomendación es tratar de ceñir el repaso diario a cinco minutos.
  • Como norma, las exposiciones deben tratar de no superar un minuto por persona.

Finalidad y formato

El propósito del repaso diario es compartir planes y actividades a diario:

  • ayuda a los miembros del equipo a evitar la confusión sobre la prioridad de las tareas
  • se trata de un foro rápido y ejecutivo para asegurar que nada falla en el día a día y que nadie pisa el terreno de otro
  • elimina el intercambio de correos electrónicos largos e innecesarios para coordinar el equipo

Claves del éxito

  • No sentarse ayuda a que la reunión no se extienda en el tiempo, aunque, personalmente, me gusta tener el repaso diario sentado para poder tomar notas rápidas de cada una de las exposiciones.
  • Disciplina por parte de todos los parcipantes:
    • Ceñirse al tiempo de exposción
    • Realizar una reflexión previa e individual de las tareas que cada uno piensa abordar ese día. Durante la reunión no hay tiempo para preparar la intervención, además de ser una falta de respeto al resto de compañeros que sí han preparado sus objetivos del día.
  • No cancelarla. Aunque falte alguna persona, la reunión debe mantenerse.
  • Para que este tipo de reunión tenga éxito y aporte un beneficio real al equipo y a la organización, debe existir el compromiso de celebrarla durante un período determinado de tiempo (mínimo 3-4 semanas) antes de decidir si realmente no es necesaria.

Referencias:

  1. de Heras, R. “Dirección de reuniones (I): Tipología.” Blog. El Blog de Rubén de Heras, April 6, 2008. https://rdeheras.wordpress.com/2008/04/06/direccion-de-reuniones-i-tipologia/.
  2. Lencioni, P. Reuniones que matan. Barcelona: Empresa Activa, 2004.

4 respuestas a Dirección de reuniones (II): El repaso diario

  1. Javier Murillo dice:

    Generalmente cuando se intenta aplicar reuniones de repaso diario sin sentarse, suele estar asociado a poder usar una pizarra para tomar nota de los apuntes que se van generando, con la gente congregada alrededor.

    No se hasta qué punto aporta el tener escritas a grano tan fino como un día las tareas de cada persona al menos en grupos pequeños, pero al menos sobre la teoría, la pizarra genera movimiento y dinamicidad en estas reuniones.

  2. Tomar notas durante la reunión no es lo mismo que hacer un acta de la misma. Sirve para que el “jefe” pueda recordar la foto del repaso (salvo que tenga una memoria prodigiosa😉 )

    En cualquier caso, tomar notas es algo OPCIONAL. Sobre todo, es importante que no extienda la duración de la reunión y que no interfiera en la ejecución de la misma.

    No veo útil ni práctico el uso de la pizarra para este tipo de reuniones; lo único que conseguiría es alargar el tiempo del repaso diario. Este tipo de “herramientas” me encaja más en las reuniones de trabajo.

  3. I was excited to uncover this page. I wanted to thank
    you for ones time for this particularly fantastic read!
    ! I definitely really liked every little bit of it and i also have you saved to fav to check out new stuff in your blog.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: