Dirección de reuniones (II): El repaso diario

Domingo, 27 abril, 2008

Descripción

El repaso diario requiere que todos los miembros del equipo se reúnan al inicio de cada jornada e informen de las actividades que van a realizar ese día.

En algunas ocasiones, se puede comentar brevemente los avances y logros del día anterior, para continuar con la previsión para la nueva jornada.

El repaso diario es un tipo de reunión que no siempre resulta práctica para todas las organizaciones, por lo que no siempre conviene forzarla cuando, simplemente, no es factible.

Reunión \

Tiempo

  • La recomendación es tratar de ceñir el repaso diario a cinco minutos.
  • Como norma, las exposiciones deben tratar de no superar un minuto por persona.

Finalidad y formato

El propósito del repaso diario es compartir planes y actividades a diario:

  • ayuda a los miembros del equipo a evitar la confusión sobre la prioridad de las tareas
  • se trata de un foro rápido y ejecutivo para asegurar que nada falla en el día a día y que nadie pisa el terreno de otro
  • elimina el intercambio de correos electrónicos largos e innecesarios para coordinar el equipo

Claves del éxito

  • No sentarse ayuda a que la reunión no se extienda en el tiempo, aunque, personalmente, me gusta tener el repaso diario sentado para poder tomar notas rápidas de cada una de las exposiciones.
  • Disciplina por parte de todos los parcipantes:
    • Ceñirse al tiempo de exposción
    • Realizar una reflexión previa e individual de las tareas que cada uno piensa abordar ese día. Durante la reunión no hay tiempo para preparar la intervención, además de ser una falta de respeto al resto de compañeros que sí han preparado sus objetivos del día.
  • No cancelarla. Aunque falte alguna persona, la reunión debe mantenerse.
  • Para que este tipo de reunión tenga éxito y aporte un beneficio real al equipo y a la organización, debe existir el compromiso de celebrarla durante un período determinado de tiempo (mínimo 3-4 semanas) antes de decidir si realmente no es necesaria.

Referencias:

  1. de Heras, R. “Dirección de reuniones (I): Tipología.” Blog. El Blog de Rubén de Heras, April 6, 2008. https://rdeheras.wordpress.com/2008/04/06/direccion-de-reuniones-i-tipologia/.
  2. Lencioni, P. Reuniones que matan. Barcelona: Empresa Activa, 2004.

Premios cdec para anuncios solidarios

Sábado, 26 abril, 2008

Leo en soitu [1] que el Club de Creativos (cdec) ha entregado este mes en Valencia los premios a los anuncios más imaginativos de España.

Las ONG’s son también clientes de las agencias de publicidad. Sus anuncios suelen contar con un presupuesto menor, por lo que el mérito de recibir un galardón es mucho mayor.

En esta ocasión, el cdec de oro en televisión lo ha recibido la Fundación Prodis por la campaña ‘Déjanos hacer’ que ha realizado la agencia Vitruvio Leo Burnett.

Referencias:

  1. Portero, P. Los creativos premian los anuncios solidarios | soitu.es [Internet]. 2008 Apr 25;[cited 2008 Apr 26 ] Available from: http://www.soitu.es/soitu/2008/04/24/tendencias/1209051239_110752.html

Instantes

Sábado, 19 abril, 2008

INSTANTES es un poema atribuido a Jorge Luis Borges, aunque también he leido que esta atribución no es del todo correcta. En cualquier caso, no deja ser un poema sencillo que invita a la reflexión.

Si pudiera volver a vivir nuevamente mi vida,
en la próxima trataría de cometer más errores.
no intentaría ser tan perfecto, me relajaría más.

Sería más tonto de lo que he sido,de hecho tomaría muy pocas cosas con seriedad.

Sería menos higiénico;
correría más riesgos,
haría más viajes,
contemplaría más atardeceres,
subiría más montañas,
nadaría más ríos,
iría a más lugares a donde nunca he ido,
comería más helados y menos habas,
tendría más problemas reales y menos imaginarios.

Yo fui una de esas personas que vivió sensata y prolíficamente
cada minuto de su vida;
claro está que tuve momentos de alegría,
pero si pudiera volver atrás,
sólo tendría buenos momentos.

Por si no lo saben de eso está hecha la vida, sólo de momentos,
no te pierdas el ahora.

Yo era uno de esos que no iba a ninguna parte
sin un termómetro, una bolsa de agua caliente,
un paraguas y un paracaídas.

Si pudiera volver a vivir, viajaría más liviano.

Si pudiera volver a vivir, comenzaría a andar descalzo
a principios de la primavera y seguiría así hasta concluir el otoño.

Daría más vueltas en calesita,
contemplaría más atardeceres,
jugaría con más niños,
si tuviera otra vez la vida por delante….

Pero ya ven, tengo 85 años
y sé que me estoy muriendo.


Dirección de reuniones (I): Tipología

Domingo, 6 abril, 2008

Las reuniones no son sólo una actividad habitual en las organizaciones; son además una herramienta que, bien utilizada, pueden permitir a quien desempeña el rol de jefe conseguir que… “las cosas sucedan” 😉

Me gustaría profundizar poco a poco (o post a post) en la dirección de reuniones. Para ello, quiero comenzar enumerando y distinguieno los tipos de reuniones que, según mi opinión y experiencia, se pueden convocar:

  1. INFORMATIVA: Del jefe a sus colaboradores; el jefe debe preparar aquellos temas que quiera comunicar en esta reunión.
  2. DE TRABAJO: Requiere que todos los participantes preparen la reunión; se espera que cada uno de ellos hable y aporte ideas o soluciones.
  3. PERIÓDICA DE SEGUIMIENTO: Se trata de una reunión de seguimiento de logros y objetivos en la que son los colaboradores quienes deben realizar una preparación previa. El jefe escucha “proactivamente” sus intervenciones.
  4. REPASO DIARIO: Es una reunión periódica especial cuyo objetivo es compartir planes y actividades al inicio de cada jornada de manera rápida y ejecutiva. Las intervenciones son de 1 minuto como máximo por asistente.
  5. TÁCTICA SEMANAL: Su objetivo es la resolución de cuestiones tácticas de interés inmediato.
  6. ESTRATEGIA MENSUAL: Se analizan, debaten y deciden cuestiones trascendentales que incidirán en el negocio.

Referencias:

  1. Lencioni, Patrick. Reuniones Que Matan. Editorial Empresa Activa, 2004.
  2. Otto Walter, PDD Ciclo 1 Executive de Liderazgo y Dirección de Personas.

En clave naranja (I)

Domingo, 6 abril, 2008

Estreno un nuevo estilo de post con el propósito de que sea periódico.

Pretendo recopilar aquellas noticias, reflexiones y artículos que leo en la prensa de color salmón, que encuentro interesantes y que deseo compartir.

Esta semana, destaco los siguientes párrafos del suplemento de Mercados de El Mundo:

[1] «Vísteme despacio, que tengo prisa», suele aconsejar mi santa madre, que es una señora rebosante de experiencia y de sentido común… Y es una excelente norma de comportamiento: cuanto más delicado sea el momento, cuanto más rápidamente haya que salir de un atolladero, cuanto antes haya que resolver un error, más necesario se hace el tiento, la mesura, la prudencia… Y, sí, la paciencia: la paciencia para escuchar, para atender, para dejar que pongan en nuestras manos todos los hilos -por muchos que sean- que nos permitan tomar una decisión justa, cabal, ponderada.

[2] Con tanta familia, ¿tendrá que hacer verdaderos sacrificios para conciliar? Bueno, hay que hacer esfuerzos. Sacrificio es una palabra que la hemos malinterpretado. Y uno de los defectos de nuestra sociedad es que los niveles de autoexigencia son muy bajos en general. Para poder ser libre necesitas tener niveles de autoexigencia altos. Si no eres muy disciplinado eres muy poco libre. Si no tienes la disciplina de poderte liberar de los primeros impulsos, de los más inmediatos es que siempre serás esclavo. Epicuro hizo una aportación muy bonita al pensamiento humano al decir que para poder disfrutar realmente de las cosas necesitas bastante autocontrol.

[…]

En la dirección, el componente interpersonal es muy fuerte, y en la relación interpersonal el elemento afectivo es fundamental. Nos guste o no. Al lado de la toma de decisiones están todos los elementos emocionales, afectivos que son muy importantes… De ahí que vuelva a la necesidad de estar muy bien para gestionar muy bien. Recuerdo la expresión de uno de los provinciales de la compañía de Jesús que me dijo: “Mira, mi experiencia fundamental en la dirección es que si yo estoy bien, dirijo bien“.

Referencias

  1. Cambra, Pilar, “¡Al grano! / EL MUNDO,” abr 6, 2008, http://www.elmundo.es/diario/mercados/2362814.html.
  2. Valle, Soledad, “ “Podría haber veinte mejores que yo en mi puesto” Entrevista Carlos Losada” El Mundo, abr 6, 2008, Mercados edition, http://www.expansionyempleo.com/edicion/expansionyempleo/desarrollo_profesional/trayectorias_de_exito/es/desarrollo/1107941.html.