Un formato sistemático para delegar

Delegar tareas o acciones no es algo sencillo ni directo:

  • “Esto hay que tramitarlo a través del Servicio de Atención al Cliente”
  • “Mi jefe tiene que echarle un ojo a este tema”
  • “Necesito la opinión de este compañero para esta cuestión”

En este post no quiero entrar en cómo delegar ni en los aspectos más soft de la delegación, sino centrarme en los canales más adecuados para delegar.

David Allen [1] propone el siguiente formato sistemático:

  1. Enviar a la persona que corresponda un e-mail
  2. Escribir una nota o un post-it y “dejárselo” a la persona responsable
  3. Dejar un mensaje en el contestador
  4. Apuntarlo como tareas en la agenda para el próximo encuentro o conversación con la persona
  5. Levantarse y hablar directamente y cara a cara con la persona en cuestión (o llamar por teléfono)

Aunque cualquiera de estos métodos puede funcionar, personalmente, prefiero y recomiendo el correo electrónico (siempre y cuando sea una herramienta implantada y de uso habitual en la organización):

  • normalmente, es el canal más rápido
  • deja un registro electrónico de la tarea y de la delegación
  • el receptor es libre de decidir cómo actuar para acometer la tarea

En algunos casos puede ser necesario y conveniente una transmisión verbal y/o cara a cara, pero, en general, la opción menos recomendable es interrumpir lo que uno mismo y la otra persona estén haciendo en ese momento para hablar del asunto a delegar. En realidad, se trata de un método muy inmediato, pero entorpece el flujo de trabajo en que estemos y tiene la desventaja de que no queda constancia escrita del traspaso.

Para gestionar mis acciones a través del correo electrónico he optado por un sistema que combina el uso de carpetas, etiquetas y búsquedas predefinidas:

GTD en el correo electrónico

  • La carpeta de Entrada debe procesarse de manera habitual siguiendo la regla de los 2 minutos (si la acción que supone el correo lleva dos minutos o menos, llevarla a cabo y archivar o borrar el e-mail)
  • Aquellos correos cuya tiempo de atención requieran más de 2 minutos, se etiquetan con uno de los siguientes tags:
    • TO_DO: estos correos suponen un trabajo personal superior a los dos minutos.
    • WAITING_FOR: se ha delegado a otra persona y está pendiente de su respuesta.
    • SOMEDAY: se trata de algo que se hará… “algún día”😉
  • El siguiente paso es borrarr el correo de la Entrada o archivarlo en la carpeta adecuada para una posterior consulta siguiendo criterios de organización, proyecto, etc.
  • Si el sistema de correo lo permite, se pueden generar búsquedas automáticas para cada de las etiquetas de modo que podamos revisar rápida y eficazmente qué correos requieren de nuestro tiempo, y cúales está en manos de otras personas (a las que tal vez haya que contactar nuevamente para solicitar esa respuesta prometida…)

Referencias:

  1. Allen, David. 2002. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin (Non-Classics).

  2. 43 Folders Series: Inbox Zero

  3. Google Tech Talk: Inbox Zero

  4. Inbox Zero: Action-Based Email (Presentación PowerPoint)

5 respuestas a Un formato sistemático para delegar

  1. Jorge dice:

    tres comentarios-preguntas:

    1.- ¿Porqué no usar el idioma de Cervantes para las carpetas?.

    2.- ¿Qué delegar no es algo sencillo?

    3.- ¿delegar = brownDispatcher?

  2. rdeheras dice:

    Hola Jorge.

    En respuesta a tus comentarios-preguntas🙂

    1-Es una cuestión de gustos, ¿no? En mi caso, por copy&paste del GTD de David Allen

    2-No digo que delegar sea difícil ni fácil (y pienso que no es lo segundo), pero en verdad, si no queda constancia ni registro de la tarea que delegas o de aquella información que pides, el control posterior de lo que te “deben” es más complicado y, además, no tienes “pruebas” de lo habías pedido/delegado.

    3-Ciertamente, no. Se puede “delegar” de arriba-abajo y de abajo-arriba. Si el colaborador demanda algo al jefe, no está de más que lo pida por escrito y lo archive en WAITING_FOR😉

  3. katmandu25 dice:

    Buenas.

    Y que haces con las que has realizado???? Las guardas siguiendo alguna nomenclatura especial????

  4. rdeheras dice:

    Los correos ya “ejecutados” o que no dependen de nadie hay que decidir si merece la pena archivarlos.

    Si la decisión es archivarlos, lo aconsejable sería disponer de una estructura de carpetas o etiquetas que permita su posterior localización con el menor esfuerzo posible.

    El objetivo planteado para procesar correos es dejar el Inbox vacío:
    1) archivando o borrando los correos cuya ejecución requiren menos de dos minutos
    2) etiquetando en TO_DO los que requiren más teimpo
    3) etiquetando con WAITING_FOR los que no dependen de nosotros
    4) etiquetando con SOMEDAY los que realmente se pueden dejar para maaaaaaaá adelante

    Bien, dependiendo del sistema de correo electrónico que usemos, se puede decidir archivar el correo después de etiquetarlo.

    En mi caso uso Zimbra, que combina perfectamente el uso de carpetas y etiquetas. Cuando reviso el Inbox etiqueto siguiendo la regla de los 2 minutos y además muevo el correo a una carpeta dependiendo por ejemplo, del proyecto al que corresponde.
    Así, cuando reviso los TO_DO veo el proyecto asociado, y cuando está procesado basta con quitar la etiqueta y el correo ya queda archivado en la carpeta elegida previamente.

    Con Lotus Notes, por ejemplo, se podría igual, pero en lugar de etiquetar habría que “copiar” el correo a la carpeta de proyecto adecuada y después “moverlo” del Inbox a TO_DO, WAITING_FOR o SOMEDAY.

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